หลังจากได้สรุปอุปนิสัยที่ 1 และ 2 ใน The 7 Habits of Highly Effective People ซึ่งก็คือ Be Proactive กับ เริ่มต้นด้วยจุดมุ่งหมายในใจ Begin With the End in Mind ไปแล้วนั้น (ใครจำไม่ได้แล้วก็ย้อนกลับไปอ่านได้นะครับ)
บทความนี้ก็มาถึง อุปนิสัยที่ 3 คือ การทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน Put First Things First เป็นอุปนิสัยของการบริหารส่วนตน
ดร.โควีย์ บอกว่า “สิ่งสำคัญคือการทำให้สิ่งสำคัญ สำคัญ”
แล้วอะไรละคือสิ่งสำคัญ?
ก็คือสิ่งที่เราได้กำหนดไว้ในอุปนิสัยที่ 2 Begin With the End in Mind คือ กิจกรรม งานต่างๆ
ที่สอดคล้องกับคำปณิธาน บทบาท ค่านิยม
และเป้าหมายของเราครับ
สำหรับอุปนิสัยที่ 3 นี้ทางผู้เขียนเขา
ใช้การตัวอย่างเรื่องของการนำเอาก้อนหินหลายๆ ขนาด ซึ่งมีขนาดใหญ่ กลาง และขเล็ก
จนไปถึงก้อนกรวด แล้วให้ใส่ลงไปในถังเปล่า 1 ใบให้เต็ม โดยต้องไม่ให้เกินกว่าขอบถัง
ผู้ที่ได้รับเชิญจะเทก้อนกรวดลงไปในถังก่อน จากนั้นค่อยพยายามใส่ก้อนหินแต่ละขนาดลงไป
จึงมีก้อนหินหลายก้อนที่ไม่สามารถใส่ได้ โดยเฉพาะก้อนใหญ่ๆ พอถึงคราวที่ ดร.โควีย์ ทำให้ดู ก็คือให้ใส่ก้อนหินขนาดใหญ่ลงไปก่อน
ตามด้วยขนาดกลาง เล็ก จากนั้น ก็เทก้อนกรวดลงไป
ซึ่งกรวดเหล่านี้ก็จะไปแทรกอยู่ระหว่างช่องว่างของหินก้อนใหญ่
ทำให้สามารถใส่หินทั้งหมดลงถังได้
โดยได้เปรียบเทียบว่า หินขนาดใหญ่(Big Rock) คือสิ่งสำคัญของชีวิตเรา
ก้อนขนาดกลาง เล็ก และกรวด มีสำคัญลดหลั่นกันลงมา
ถ้าเรามัวแต่ไปใส่ใจกับกรวด หรือสิ่งที่สำคัญน้อย ก็จะทำให้เราไม่มีเวลาที่จะมาทำสิ่งสำคัญ
ซึ่งทำให้เราไปไม่ถึงเป้าหมายซักที
สิ่งที่ควรจะทำก็คือ ให้ความสำคัญกับสิ่งสำคัญในชีวิตของเราก่อน จากนั้นก็ค่อยพิจารณาความสำคัญลำดับรองลงไป
โดย ดร.โควีย์ ได้ให้เราจำแนกกิจกรรมต่างๆ ออกเป็น 4 ประเภท
ตามตารางเวลา ตามรูปด้านล่างนี้
Q1 สำคัญ และเร่งด่วน เป็นงานจำเป็นต่างๆ เช่น การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆ ที่เกิดขึ้น ประชุมด่วน วิกฤติการณ์ต่างๆ ปัญหากดดัน สิ่งที่ไม่คาดคิด งานแบบนี้ถ้ามีมากเกินไปก็จะทำให้เราไม่สามารถจัดสรรเวลาได้ เพราะมัวแต่แก้ไขปัญหาหรือทำต่านเฉพาะหน้าอยู่ตลอดเวลาQ2 สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน ถือเป็นสิ่งสำคัญ เป็นงานที่ก่อเกิดประสิทธิผล เป็นกิจกรรมที่เน้นการวางแผนเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาต่างๆ ขึ้น เช่น การทำงานแบบ Proactive การทำงานเพื่อเป้าหมายสำคัญ ความคิดสร้างสรรค์ การวางแผนป้องกัน การเรียรู้ การเติมพลัง เป็นต้น แต่คนส่วนใหญ่มักจะไม่ค่อยใช้เวลากับส่วนนี้ เพราะเป็นเรื่องที่ต้องมานั่งคิด นั่งวางแผน หรือมุ่งแต่การแก้ปัญหาเฉพาะหน้ากันไม่ได้วางแผนเพื่อป้องกันระยะยาวQ3 ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน เป็นงานที่รบกวน ส่วนใหญ่เรามักจะใช้เวลาส่วนนี้มากไปหน่อย เช่น รายงานไม่สำคัญ การประชุมที่ไม่เกี่ยวข้อง การตอบอีเมล์ การรับโทรศัพท์ของใครก็ตามที่โทรเข้ามา เราต้องรับ การถูกเรียกประชุมบางเรื่องที่ไม่ได้เกี่ยวข้องมากนัก เป็นต้นQ4 ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน เป็นสิ่งที่เสียเวลา เช่นการเล่น facebook การเล่นเกมส์ การดูทีวี เล่น Internet การพักผ่อนมากเกินไป ส่วนใหญ่คนมักจะทำกิจกรรมเหล่านี้มากเกินไป จนไม่เหลือเวลาทำงานสำคัญ
ทั้งนี้ ในการจัดตารางหินก้อนใหญ่นั้น แนะนำให้วางแผนเป็นรายสัปดาห์ โดยจัดตารางในการทำสิ่งสำคัญ Big Rock ลงไปในตารางก่อน จากนั้นจึงค่อยจัดระเบียบงานปลีกย่อยส่วนที่เหลือ ในระหว่างการทำแผนงานประจำสัปดาห์ เราก็พยายามลดกิจกรรมที่ไม่สำคัญใน Q3, Q4 ไปด้วย
มาเริ่มวันนี้จัดตารางหินก้อนใหญ่(Big Rocks) กันนะครับ....
